Региональное
Законодательство
Республики Мордовия

Постановление Администрации г.о. Саранск от 17.03.2015 N 825 "Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок"

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 марта 2015 г. № 825

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО
РЕГЛАМЕНТА АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации г.о. Саранск
от 28.07.2015 № 2189)

В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 года № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" Администрация городского округа Саранск постановляет:

1. Утвердить в новой редакции прилагаемый Административный регламент Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок".

2. Признать утратившим силу постановление Администрации городского округа Саранск от 20 декабря 2012 г. № 4142 "Об утверждении Административного регламента Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок".

3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Главы Администрации - Руководителя Аппарата Администрации городского округа Саранск.

Глава Администрации
городского округа Саранск
П.Н.ТУЛТАЕВ




Утвержден
постановлением Администрации
городского округа Саранск
от 17.03.2015 № 825

АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА САРАНСК
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ
"ВЫДАЧА АРХИВНЫХ СПРАВОК"
Список изменяющих документов
(в ред. постановления Администрации г.о. Саранск
от 28.07.2015 № 2189)

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Подраздел 1. ПРЕДМЕТ РЕГУЛИРОВАНИЯ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

1. Административный регламент Администрации городского округа Саранск по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок" (далее - регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности муниципальных услуг.
2. Регламент определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) по предоставлению муниципальной услуги, порядок обжалования действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления муниципальной услуги.
3. Регламент регулирует порядок подготовки и выдачи заинтересованным лицам заверенных копий архивных документов.

Подраздел 2. КАТЕГОРИИ ЗАЯВИТЕЛЕЙ

4. Заявителями являются:
- физические лица;
- юридические лица.

Раздел 2. СТАНДАРТ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

Подраздел 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ СТАНДАРТА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

5. Наименование муниципальной услуги Администрации городского округа Саранск - выдача архивных справок.
6. Муниципальная услуга предоставляется в 30-дневный срок со дня регистрации заявления о предоставлении услуги.
7. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивная справка;
- письменный мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги.

Подраздел 2. НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНА,
ПРЕДОСТАВЛЯЮЩЕГО МУНИЦИПАЛЬНУЮ УСЛУГУ

8. Муниципальная услуга предоставляется Администрацией городского округа Саранск (далее - Администрация) в лице Архивной службы Администрации городского округа Саранск (далее - Архив).
9. При предоставлении муниципальной услуги Администрация взаимодействует с:
- Республиканской архивной службой Республики Мордовия;
- иными организациями, имеющими сведения, необходимые для подготовки в установленном порядке документов для предоставления муниципальной услуги.
10. В соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" для подачи документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и получения необходимой информации заявитель вправе обратиться в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг <1>.
--------------------------------
<1> Прием документов от заявителей для предоставления муниципальной услуги осуществляется в случае заключения соглашения о взаимодействии между многофункциональным центром предоставления государственных и муниципальных услуг и Администрацией.

10.1. При предоставлении муниципальной услуги функции приема документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги и выдачи результата предоставления муниципальной услуги от лица Администрации вправе выполнять иная, уполномоченная Администрацией, привлекаемая организация.
10.2. Перечень организаций, осуществляющих прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, указан в приложении № 1 к регламенту.

Подраздел 3. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

11. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:
- Гражданский кодекс Российской Федерации;
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации от 25 октября 2004 г. № 43, ст. 4169);
- Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, № 31, ст. 4179);
- Постановление Министерства труда и социального развития и Пенсионного фонда Российской Федерации от 27 февраля 2002 г. № 16/19па "Об утверждении перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с федеральными законами "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и "О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации";
- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями от 16 февраля 2009 г.) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти от 14 мая 2007 г. № 20);
- Закон Республики Мордовия от 7 февраля 2005 года № 10-З "Об архивном деле Республики Мордовия" ("Известия Мордовии" от 8 февраля 2005 г. № 17 (23.274)-1);
- Устав городского округа Саранск, утвержденный решением Саранского городского Совета депутатов от 23 декабря 2005 года № 177 ("Вечерний Саранск" от 29 декабря 2005 г. (спецвыпуск));
- постановление Главы Администрации городского округа Саранск от 17 февраля 2011 г. № 303 "Об утверждении Стандарта муниципальных услуг на территории городского округа Саранск" ("Вечерний Саранск" от 10 марта 2011 г. № 10).

Подраздел 4. ПОРЯДОК ИНФОРМИРОВАНИЯ
О ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

12. Информирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, проводится в двух формах: устно (лично в местах приема документов или по телефону) и письменно.
13. Устное информирование заявителя по телефону не превышает 10 минут и включает в себя информацию о наименовании уполномоченной организации, фамилии, имени, отчестве и занимаемой должности специалиста, принявшего телефонный звонок, условиях предоставления муниципальной услуги и ответы по существу поставленных заявителем вопросов.
14. При устном информировании заявителей специалист должен принять все необходимые меры для дачи полного ответа на поставленные вопросы, в случае необходимости с привлечением компетентных специалистов. Специалист информирует заявителя о возможности получить консультацию в письменной форме.
15. Специалист не вправе осуществлять информирование получателя муниципальной услуги, выходящее за рамки информирования о стандартных процедурах и условиях предоставления муниципальной услуги и влияющие прямо или косвенно на индивидуальные решения заявителей.
16. Сведения о месте нахождения, контактных телефонах (телефонах для справок), адресах электронной почты и графике работы организаций, осуществляющих функции приема документов указаны в приложении № 1 к настоящему регламенту.
Заявитель может получить всю необходимую информацию о порядке предоставления услуги на официальных сайтах Администрации "http://www.adm-saransk.ru" (далее - официальный сайт) и уполномоченного МФЦ, а также на Портале государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Мордовия http://gosuslugi.e-mordovia.ru и на информационных стендах в местах приема документов.
17. Письменное информирование заявителя осуществляется посредством дачи письменного ответа на его обращение по существу поставленных вопросов. Ответы на письменные обращения подписываются начальником Архивной службы. Срок рассмотрения письменных обращений составляет 30 календарных дней со дня их регистрации.
18. При поступлении обращения в электронной форме от гражданина по вопросу предоставления муниципальной услуги на официальный сайт Администрации http://www.adm-saransk.ru (электронную почту) ответ в электронной форме по существу поставленного вопроса дается не позднее 30 дней со дня регистрации обращения на сайте (электронной почте). Ответ направляется заявителю в электронной форме на указанный им адрес электронной почты. При отсутствии электронной почты у заявителя ответ размещается на сайте Администрации, либо, по желанию заявителя, направляется ему письмом, посредством почтовой связи.

Подраздел 5. ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ
ДЛЯ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

19. Для получения муниципальной услуги заявитель лично (через своего представителя, уполномоченного им на основании доверенности, заверенной в установленном законом порядке), а также через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Мордовия или почтовую связь, представляет следующие документы:
1) заявления по форме согласно приложениям № 2, № 3 к регламенту на имя Главы Администрации городского округа Саранск;
2) копия документа, удостоверяющего личность заявителя (копия паспорта) (при получении архивной информации, не содержащей персональных данных о третьих лицах); копия трудовой книжки;
3) копия документа, удостоверяющего личность (копия паспорта), копия трудовой книжки, доверенность третьих лиц или копии документов, удостоверяющих права законных представителей или полномочия выступать от имени третьих лиц;
представители юридических лиц дополнительно представляют следующие документы:
- копия документа, удостоверяющего личность представителя юридического лица (копия паспорта);
- доверенность юридического лица на получение архивной информации.
20. Заявитель вправе по собственной инициативе представить дополнительные документы.
21. Специалист, осуществляющий прием и регистрацию документов не вправе требовать от заявителя представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.

Подраздел 6. ПЕРЕЧЕНЬ ОСНОВАНИЙ
ДЛЯ ОТКАЗА В ПРИЕМЕ ДОКУМЕНТОВ И ОТКАЗА
В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

22. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги является:
- предоставление заявителем заявления и документов без удостоверения личности либо не уполномоченным лицом.
23. О наличии оснований для отказа в приеме документов заявителя устно информирует специалист, ответственный за прием и регистрацию документов.
24. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги являются:
1) Предоставление не в полном объеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
2) Отсутствие необходимых сведений для поисковой работы;
3) Представление заявителем неправильно оформленных или утративших силу документов, если указанные обстоятельства были установлены в процессе подготовки запрашиваемого документа;
4) Отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги;
5) Отсутствие в Архиве запрашиваемого документа.
25. Отказ в предоставлении муниципальной услуги по основаниям, указанным в пункте 24, не препятствует повторному обращению заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.
26. Отказ в предоставлении муниципальной услуги может быть обжалован в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Подраздел 7. РАЗМЕР ПЛАТЫ ЗА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

27. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

Подраздел 8. СТАНДАРТ КОМФОРТНОСТИ

28. При предоставлении муниципальной услуги прием заявителей специалистами, ответственными за прием (выдачу) и регистрацию документов осуществляется в порядке электронной очереди в специально выделенных для этих целей помещениях. Очередность определяется при обращении заявителя к киоску электронной очереди. Выдача талонов заявителям для подачи заявления о предоставлении услуги осуществляется исходя из принципа: "один талон на получение одной услуги".
29. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 15 минут.
Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 15 минут.
30. Помещения для предоставления муниципальной услуги включают места для ожидания, информирования и приема заявителей.
31. Для ожидания приема заявителям отводится специальное место, оборудованное стульями, столами (стойками) для возможности оформления документов. Места ожидания соответствуют комфортным условиям для заявителей. Места для заполнения документов оборудованы стульями, столами и обеспечены образцами заполнения документов.
32. На информационных стендах в местах предоставления муниципальной услуги и официальном интернет-сайте Администрации городского округа Саранск (http://www/adm-saransk.ru/) размещается следующая информация:
- полные наименования органа, предоставляющего муниципальную услугу и организаций, участвующих в ее предоставлении;
- контактные телефоны, график работы, фамилии, имена, отчества и должности специалистов, осуществляющих прием и консультирование заявителей;
- процедуры предоставления муниципальной услуги в текстовом виде и в виде блок-схемы;
- перечень документов, представляемых заявителями для получения муниципальной услуги;
- образцы заявлений;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
33. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации о предоставлении услуги;
- доступность работы с заявителями;
- точность предоставления муниципальной услуги;
- профессиональная подготовка сотрудников органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- высокая культура обслуживания заявителей;
- строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги;
- количество обоснованных обжалований решений органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;
- отсутствие жалоб на действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги.
34. Качество предоставления муниципальной услуги подтверждается отсутствием жалоб со стороны заявителей и соблюдением сроков предоставления муниципальной услуги, соблюдением стандарта предоставления муниципальной услуги, обеспечением защиты конфиденциальных сведений о заявителе.
35. Доступность для заявителей предоставления муниципальной услуги обеспечивается за счет публичного информирования обо всех проводимых мероприятиях в средствах массовой информации, предусмотренных законодательством.

Подраздел 9. ОСОБЕННОСТИ ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ ЧЕРЕЗ МНОГОФУНКЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ

36. Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ) организует предоставление муниципальных услуг по принципу "одного окна" в соответствии с соглашениями о взаимодействии.
37. В МФЦ обеспечивается:
а) функционирование автоматизированной информационной системы МФЦ;
б) бесплатный доступ заявителей к государственной информационной системе Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Мордовия;
в) возможность оплаты государственных и муниципальных услуг;
г) получение информации посредством центра телефонного обслуживания, осуществляющего с помощью операторов или в автоматическом режиме прием и обслуживание вызовов, поступающих в МФЦ;
д) возможность воспользоваться предварительной записью на подачу запроса о предоставлении муниципальной услуги;
е) предварительное уведомление заявителя о готовности результата предоставления муниципальной услуги.

Раздел 3. СОСТАВ, ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ И СРОКИ
ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР, ТРЕБОВАНИЯ
К ПОРЯДКУ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ, В ТОМ ЧИСЛЕ ОСОБЕННОСТИ
ВЫПОЛНЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР
В ЭЛЕКТРОННОЙ ФОРМЕ

Подраздел 1. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

38. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные действия:
- прием и регистрация документов;
- рассмотрение документов и принятие решения;
- выдача результата услуги заявителю.
39. Блок-схема последовательности административных действий по предоставлению муниципальной услуги приведена в приложении № 4 к регламенту.

Подраздел 2. ПРИЕМ И РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

40. Юридическим фактом, являющимся основанием для начала административного действия, является обращение гражданина в адрес Главы Администрации городского округа Саранск с заявлениями по формам согласно приложениям № 2, № 3 и документами, указанными в пункте 19.
41. Для получения муниципальной услуги заявитель вправе подать заявление и документы лично или через своего законного представителя в организации, указанные в приложении № 1, а также с использованием почтовой связи или в электронном виде через Портал государственных и муниципальных услуг Республики Мордовия.
42. Обращение в электронной форме производится при наличии технической возможности заявителя предоставления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, с правом электронной подписи на заверение представляемых документов в установленном порядке.
43. Заявление и документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, направленные по почте, должны быть надлежащим образом заверены.
44. При личном обращении заявителя за представлением муниципальной услуги специалист, ответственный за прием и регистрацию документов осуществляет следующую последовательность действий:
1) устанавливает личность заявителя (проверяет полномочия заявителя, в том числе полномочия представителя заявителя действовать от его имени);
2) предоставляет заявителю бланк заявления (в случае если заявитель не имеет возможности самостоятельно заполнить заявление специалист, ответственный за прием и регистрацию документов с согласия заявителя, заполняет заявление);
3) проверяет наличие всех документов, указанных в пункте 19 регламента, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
4) осуществляет проверку представленных копий документов на их соответствие оригиналам (по окончании проверки специалист, ответственный за прием и регистрацию, возвращает оригиналы документов заявителю, на копиях проставляет отметку "сверено с оригиналом" с указанием должности, фамилии, инициалов);
5) проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, а именно:
документы в установленных законодательством случаях удостоверены, скреплены печатями, имеют надлежащие подписи сторон или должностных лиц;
тексты документов написаны разборчиво;
фамилия, имя и отчество заявителя, адрес места жительства написаны полностью;
в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и не оговоренных в них исправлений;
документы не исполнены карандашом;
документы не имеют повреждений, наличие которых не позволяет однозначно истолковать их содержание.

В случае установления оснований, указанных в пункте 25 настоящего регламента, специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, объясняет заявителю или его законному представителю содержание и последствия выявленных недостатков в представленных документах.
6) по окончании регистрационных действий специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, выдает заявителю расписку в получении документов, а также сообщает заявителю о дате и месте получения результата муниципальной услуги, номерах телефонов, ответственных лиц, у которых заявитель в течение срока предоставления муниципальной услуги может узнать о стадии ее предоставления.
7) специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, сканирует заявление и прилагаемые к нему документы и вносит запись о приеме документов в регистрационную карточку автоматизированной системы учета входящей и исходящей документации в соответствии с действующими правилами ведения учета документов.
45. Заявитель несет ответственность за достоверность представленных сведений и документов.
46. Продолжительность приема и регистрации документов составляет не более 15 минут.
47. После регистрации заявления и документов специалист, ответственный за прием и регистрацию документов, передает заявление и документы на рассмотрение и для принятия решения в Архив на следующий после регистрации день.

Подраздел 3. РАССМОТРЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
И ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЯ

48. Юридическим фактом для начала административного действия является поступление заявления и документов в Архив.
49. Начальник Архива в течение 1 рабочего дня проводит проверку сведений, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документов, на их соответствие требованиям нормативных правовых актов Российской Федерации и Республики Мордовия, по результатам которой принимает одно из следующих решений:
- о подготовке архивной справки;
- об отказе в предоставлении муниципальной услуги.

Глава 1. ПОДГОТОВКА АРХИВНОЙ СПРАВКИ

50. В случае отсутствия оснований, предусмотренных пунктом 24, специалист Архива изготавливает архивную справку.
51. Изготовление справки начинается с внимательного изучения заявления или письма заявителя и выяснения, к каким архивным фондам нужно обратиться. Для наведения архивных справок используется различный научно-справочный материал: карточки и списки фондов, учреждений, дела фондов, исторические справки, описи дел по личному составу и постоянного хранения.
Работу необходимо начать с просмотра списка фондов, хранящихся в архиве: выявить номер фонда, содержащий документы по запросу. Затем просматриваются описи дел этого фонда. По описям выявляется состав документов и номера дел за годы, указанные в заявлении. Выявленные дела просматриваются полистно. В случае неполноты фонда или отсутствия в нем сведений необходимо просмотреть дела фондов вышестоящего учреждения и учреждения-преемника.
52. При составлении архивных справок по подтверждению трудового стажа исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архиве данные и изложить текст справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу заявления, в справку не включаются. При необходимости допускается приводить в справке выдержки из документов по содержанию документов, заключая их в кавычки.
Исполнитель не должен излагать собственных выводов по содержанию документов, на основании которых составляется справка. Однако в необходимых случаях в архивных справках, направляемых в адрес учреждений, даются пояснения документам, внушающим сомнения в их достоверности.
Случайное или формальное несовпадение части данных, обнаруженных в документах архива, со сведениями в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает никаких сомнений в тождественности лица или факта, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени и отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1924" вместо "1925", должность "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.).
Несовпадение отдельных данных включается в архивную справку так, как они значатся в документах, и оговаривается в тексте справки словами "так в документе", "указано не полностью", "в тексте неразборчиво" и др. Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или наличие только одного из них - "имя, отчество не указаны", "инициалы не расшифрованы".
Архивные справки составляются на бланке архива с обозначением в левой части листа названия документа: "Архивная справка", исходящие даты, регистрационного номера, ссылки на регистрационный номер и дату документа. В правой стороне верхней части листа указывается фамилия, имя, отчество лица, которому адресуется справка, затем почтовый адрес. В справке, адресованной учреждению, указывается наименование учреждения в именительном падеже, затем почтовый адрес.
В тексте справки полностью указывается наименование учреждения-фондообразователя, документы которого послужили основанием для составления справки. Наименование учреждения при первом упоминании должно приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается его сокращенное наименование.
Если название учреждения менялось, в справке указывается наименование только за тот период, о котором запрашивает заявитель. После наименования учреждения в тексте справки указываются названия и даты документов, из которых берутся сведения, а затем излагаются сами сведения по запрашиваемому вопросу в хронологической последовательности событий, а не документов.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архива.
В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам используются лицевые счета (ведомости) по начислению заработной платы.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
53. Для составления справок о размерах заработной платы (о среднемесячном заработке за 2000 - 2001 гг. или 60 месяцев подряд до 1 января 2002 г. в течение трудовой деятельности) для назначения или перерасчета пенсии используются лицевые счета. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших на тот период, за который запрашиваются сведения.
Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год помесячно, без суммирования в пределах года.
54. В конце текста архивных справок, подтверждающих стаж работы, размеры заработной платы приводятся ссылки на источники, послужившие основанием для ее составления, точно указываются номер фонда, описи, дел, листов. Первый экземпляр положительной архивной справки печатается на листе с угловым штампом в левом верхнем углу с реквизитами архива, подписывается руководителем Архива и исполнителем, скрепляется печатью. Второй экземпляр печатается на стандартном листе бумаги формата А4 и А5 и подписывается исполнителем.
55. Изготовленные архивные справки заверяются начальником Архива и передаются для выдачи заявителю или его представителю не позднее чем за день до истечения, установленного для подготовки документа, срока.
56. Архивные справки готовятся в течение 27 дней со дня регистрации заявления.
57. В случае обнаружения ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, заявитель вправе обратиться в Администрацию с заявлением об их устранении. Заявление после регистрации в течение суток передается непосредственно исполнителю. Специалист Архива в установленном порядке устраняет допущенные ошибки в срок не позднее 5 рабочих дней. Исправленный документ выдается в порядке, установленном регламентом.

Глава 2. ПОДГОТОВКА МОТИВИРОВАННОГО ОТКАЗА
В ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

58. В случае если при проведении проверки сведений, содержащихся в заявлении и прилагаемых к нему документов установлены основания, указанные в пункте 24 регламента, специалист Архива оформляет проект письма о мотивированном отказе в предоставлении муниципальной услуги с ссылкой на причину отказа. Письмо подписывается начальником Архива, после чего передается для выдачи или отправки заявителю.
59. Мотивированный отказ в предоставлении муниципальной услуги готовится в течение 10 дней со дня регистрации заявления.

Подраздел 4. ВЫДАЧА РЕЗУЛЬТАТА ЗАЯВИТЕЛЮ

60. Результат услуги выдается при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
61. Заявитель уведомляется специалистом, ответственным за выдачу результата услуги, по телефону о готовности результата предоставления услуги в течение двух рабочих дней после его получения.
62. В случае если специалист, ответственный за выдачу результата услуги, не смог дозвониться до заявителя, либо заявитель не указал контактный телефон, заявителю на указанный им почтовый адрес в течение трех рабочих дней с момента получения результата услуги от Администрации отправляется простым почтовым отправлением письмо, подтверждающее готовность результата услуги.
63. В случае если заявителем в заявлении указан способ получения результата услуги по почте, то результат услуги в течение 3 (трех) рабочих дней после его подписания отправляется заявителю на указанный им почтовый адрес заказным письмом с уведомлением.

Раздел 4. ФОРМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ
АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА

64. Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными сотрудниками Архива последовательности действий, определенных настоящим регламентом, осуществляется Заместителем Главы Администрации - Руководителем Аппарата Администрации городского округа Саранск.
65. Специалисты Архива, принимающие участие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения заявлений получателей муниципальной услуги, за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования, за правильность выполнения процедур, установленных регламентом.
66. Ответственность специалистов Архива закрепляется в их должностных инструкциях.
67. Специалисты, осуществляющие прием и выдачу документов несут ответственность за порядок приема и регистрацию документов, разглашение сведений (информации), составляющих служебную тайну или предназначенную для ограниченного пользования, в соответствии с законодательством Российской Федерации.
68. Несоблюдение требований настоящего регламента специалистами влечет наложение на них дисциплинарных взысканий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
69. Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
70. Проверки могут быть плановыми и внеплановыми (в связи с обращением граждан либо получением информации о нарушениях прав заявителей в процессе предоставления муниципальной услуги).
71. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Раздел 5. ДОСУДЕБНЫЙ (ВНЕСУДЕБНЫЙ) ПОРЯДОК
ОБЖАЛОВАНИЯ РЕШЕНИЙ И ДЕЙСТВИЙ (БЕЗДЕЙСТВИЯ)

Подраздел 1. ПРЕДМЕТ ДОСУДЕБНОГО
(ВНЕСУДЕБНОГО) ОБЖАЛОВАНИЯ

72. Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами;
- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами;
- отказ Администрации или ее должностного лица, в исправлении допущенных ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, либо нарушение установленного срока таких исправлений.

Подраздел 2. ПОРЯДОК ДОСУДЕБНОГО
(ВНЕСУДЕБНОГО) ОБЖАЛОВАНИЯ

73. Жалоба в Администрацию подается в письменной или в электронной форме. Жалоба может быть подана непосредственно в Администрацию или организацию, осуществляющую функцию приема документов, необходимых для предоставления данной муниципальной услуги, а также направлена по почте или через официальный сайт Администрации и Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Республики Мордовия, а также может быть принята от заявителя на личном приеме должностными лицами Администрации.
74. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) Администрации и ее должностных лиц устанавливаются муниципальными правовыми актами.
75. Жалоба должна содержать:
- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
- фамилию, имя, отчество (последнее при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) Администрации;
- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) Администрации. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
76. Жалоба, поступившая в Администрацию, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации. В случае обжалования отказа Администрации в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений жалоба рассматривается в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
77. По результатам рассмотрения жалобы Администрация принимает одно из следующих решений:
- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме: отмены принятого решения; исправления допущенных Администрацией опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах; возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Республики Мордовия, муниципальными правовыми актами;
- отказывает в удовлетворении жалобы.
78. Не позднее дня, следующего за днем принятия одного из вышеуказанных решений, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
79. В случае установления при рассмотрении жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления, должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
80. Заявители вправе обжаловать действия (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги в судебном порядке в течение трех месяцев со дня, когда стало известно о нарушении их прав и свобод.




Приложение № 1
к Административному регламенту

СВЕДЕНИЯ

О МЕСТЕ НАХОЖДЕНИЯ, ГРАФИКЕ РАБОТЫ
И КОНТАКТНЫХ ТЕЛЕФОНАХ ОРГАНИЗАЦИЙ, ОСУЩЕСТВЛЯЮЩИХ
ФУНКЦИИ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ И ВЫДАЧИ РЕЗУЛЬТАТОВ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ

Наименование организации осуществляющих функции приема документов и выдачи результатов предоставления муниципальную услугу
Адрес
Контактные номера телефонов
График работы
Адрес Интернет-сайта (страницы), адрес электронной почты
Администрация городского округа Саранск
430005, г. Саранск, пр. Ленина, 4,
8 (8342) 47-46-56
понедельник - пятница с 8.30 до 17.30 ч.,
перерыв на обед с 13.00 до 14.00 ч.;
выходные дни - суббота, воскресенье
www.adm-saransk.ru
e-mail: kanzel@.adm-saransk.ru
Казенное учреждение городского округа Саранск "Городская общественная приемная"
430005, г. Саранск, пр. Ленина, 4, подъезд 2.
8 (8342) 47-57-01, 24-04-71 (справочная служба)
понедельник - пятница с 8.00 до 18.00 ч., без перерыва на обед.
суббота - с 8.00 до 14.00
выходной день - воскресенье
www.adm-saransk.ru
e-mail: office@adm-saransk.ru
Государственное автономное учреждение Республики Мордовия "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг"
430005, г. Саранск, ул. Большевистская 31
8 (8342) 39-39-39 (справочная служба)
понедельник - вторник с 8.00 до 18.00 ч., без перерыва на обед
среда с 8.00 до 20.00 ч., без перерыва на обед
четверг - пятница с 8.00 до 18.00 ч., без перерыва на обед
суббота с 10.00 до 16.00 ч., без перерыва на обед
www.mfc13.ru
e-mail: mfcrm@e-mordovia.ru
Государственное автономное учреждение Республики Мордовия "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Николаевский офис
430903, г.о. Саранск, п.г.т. Николаевка, ул. Ленина, 87
8 (8342) 25-40-55
понедельник - четверг с 9:00 до 16:00
пятница 9.00 до 15.30
суббота - воскресенье выходные дни
www.mfc13.ru
e-mail: mfcrm@e-mordovia.ru
Государственное автономное учреждение Республики Мордовия "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Луховский офис
430008, г.о. Саранск, п.г.т. Луховка, ул. Октябрьская, 29
8 (8342) 25-58-68
понедельник - четверг с 9:00 до 16:00
пятница 9.00 до 15.30
суббота - воскресенье выходные дни
www.mfc13.ru
e-mail: mfcrm@e-mordovia.ru
Государственное автономное учреждение Республики Мордовия "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" Ялгинский офис
430904, г.о. Саранск, п.г.т. Ялга, ул. Пионерская, 37
8 (8342) 25-38-09
понедельник - четверг с 9:00 до 16:00
пятница 9.00 до 15.30
суббота - воскресенье выходные дни
www.mfc13.ru
e-mail: mfcrm@e-mordovia.ru




Приложение № 2
к Административному регламенту

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ЗАЯВЛЕНИЯ
НА ВЫДАЧУ АРХИВНОЙ СПРАВКИ О ПОДТВЕРЖДЕНИИ
СТАЖА РАБОТЫ

Главе Администрации
городского округа Саранск
от _________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
(смена фамилии с ________________ на
___________________ в ________ году)
проживающего(ей) по адресу: ________
____________________________________
____________________________________
тел. _______________________________

заявление.

Прошу Вас подтвердить стаж работы в ___________________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
за период с _______________________ по ______________________________ годы.
№ приказа о зачислении ____________________ от ____________________________
№ приказа об увольнении ___________________ от ____________________________
Работал в должности _______________________________________________________
___________________________________________________________________________
(название должности)

"___" _____________ 200__ год ____________________
(дата) (подпись)
Исполнено: ____________________
Заявитель представляет:
физическое лицо:
при получении архивной справки, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
копия трудовой книжки;
представитель юридического лица:
документ, удостоверяющий личность (паспорт);
доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.




Приложение № 3
к Административному регламенту

ОБРАЗЕЦ ФОРМЫ ЗАЯВЛЕНИЯ
НА ВЫДАЧУ АРХИВНОЙ СПРАВКИ О ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЕ

Главе Администрации
городского округа Саранск
от _________________________________
(Ф.И.О. заявителя)
(смена фамилии с ________________ на
___________________ в ________ году)
проживающего(ей) по адресу: ________
____________________________________
____________________________________
тел. _______________________________

заявление.

Прошу Вас выдать справку о заработной плате по ________________________
___________________________________________________________________________
(наименование организации)
за период с ________________ по __________________ годы (не более 60 мес.).
Работал в должности _______________________________________________________
___________________________________________________________________________
(должность, цех, участок)

"___" __________________ 200__ г. Подпись _________________
Исполнено: ______________
Заявитель представляет:
физическое лицо:
при получении архивной справки, не содержащей персональных данных о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность заявителя (паспорт);
при получении информации, содержащей персональные данные о третьих лицах - документ, удостоверяющий личность (паспорт) и доверенности третьих лиц или документы, удостоверяющие право законных представителей;
копия трудовой книжки;
представитель юридического лица:
документ, удостоверяющий личность (паспорт);
доверенность юридического лица на получение архивной информации в его интересах.




Приложение № 4
к Административному регламенту

БЛОК-СХЕМА

АЛГОРИТМА ПРОХОЖДЕНИЯ АДМИНИСТРАТИВНОЙ ПРОЦЕДУРЫ


Обращение заявителя

\/

Прием и регистрация запросов и документов и их передача в Архив
1 день

\/

Рассмотрение начальником Архива поступивших запросов и документов
и их передача специалистам Архива для исполнения
1 день

\/ \/

Подготовка Подготовка мотивированного отказа
архивной справки в предоставлении муниципальной услуги
27 дней 10 дней


> Выдача результата услуги <



> Направление результата услуги почтовым отправлением <



------------------------------------------------------------------